Ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych. Ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców, prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Rejestry zamieszkania cudzoziemców mogą być prowadzone w formie kartotecznej.

1. Obowiązek meldunkowy.
Obywatel polski oraz cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany wykonywać obowiązek meldunkowy polegający na:
a) zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego
Pobytem stałym jest zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania. Zameldowanie służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała.
b) zameldowaniu się w miejscu pobytu czasowego
Pobytem czasowym jest przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości, lecz pod innym adresem.
c) wymeldowaniu się z miejsca pobytu stałego lub czasowego (także przez Internet)
Wymeldowanie powinno nastąpić w sytuacji, kiedy osoba opuszcza dotychczasowe miejsce zameldowania. Obowiązek ten dotyczy tak obywateli polskich jak i cudzoziemców. Osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego lub czasowego, jest obowiązana wymeldować się w organie gminy, właściwym ze względu na dotychczasowe miejsce jej pobytu, najpóźniej w dniu opuszczenia tego miejsca. Czynność ta dokonywana jest automatycznie podczas zameldowania w nowym miejscu pobytu.
d) zgłoszeniu wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej (także przez Internet).
Można zgłosić:
a) wyjazd z zamiarem stałego pobytu
Dotyczy osób, które wyjeżdżają z kraju z zamiarem stałego pobytu za granicą. Zgłoszenie takiego wyjazdu wywołuje automatyczny skutek w postaci wymeldowania z miejsca pobytu stałego i czasowego. Zgłoszenia wyjazdu dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu.
b) wyjazd bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy
Dotyczy osób, które wyjeżdżają z kraju bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Można mieć tylko jedno miejsce pobytu czasowego, w związku z czym zgłoszenie takiego wyjazdu wywołuje automatyczny skutek w postaci wymeldowania z miejsca pobytu czasowego jeżeli osoba posiadała zarejestrowane miejsce pobytu czasowego. Zgłoszenia wyjazdu dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu.
c) powrót z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy
Dotyczy osób, które zgłosiły wcześniej wyjazd poza granice Rzeczypospolitej Polskiej bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Zgłoszenia powrotu dokonuje się najpóźniej w 30 dniu, licząc od dnia powrotu.
Czynności tych można dokonać osobiście lub za pomocą pełnomocnictwa.

2. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL.
Dane z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców udostępniają organy gmin prowadzące te rejestry. Wnioski o dane jednostkowe należy kierować do organu gminy właściwego ze względu na ostatni znany adres zameldowania osoby poszukiwanej. Dane z rejestru PESEL udostępnia Minister Spraw Wewnętrznych. Dane z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL są udostępniane nieodpłatnie wskazanym w ustawie organom i instytucjom państwowym w celu realizowania przez nie ich zadań ustawowych. Ponadto, dane z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz z rejestru PESEL mogą być udostępniane odpłatnie:
a) osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą one interes prawny w uzyskaniu danych (w takim przypadku nie jest konieczne uzyskanie zgody osoby, której danej mają być udostępnione),
b) jednostkom organizacyjnym w celach badawczych, statystycznych lub badania opinii publicznej - jeżeli po wykorzystaniu danych zostaną one poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane te dotyczą,
c) innym osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których te dane dotyczą.
Opłata za udostępnienie jednostkowych danych wynosi 31 zł. Przez dane jednostkowe należy rozumieć udostępnienie danych dotyczących jednej osoby bądź też imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem. W zależności od tego, do którego organu adresowany jest wniosek, opłatę za udostępnienie danych należy wnieść:
- w kasie lub na rachunek właściwego urzędu gminy (lub urzędu miasta) - w przypadku, gdy dane są udostępniane przez organ gminy (czyli przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta),
- na rachunek Centrum Personalizacji Dokumentów MSW - w przypadku, gdy dane są udostępniane przez Ministra Spraw Wewnętrznych.
Dane z rejestru PESEL, rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. Składający wniosek określa w nim szczegółowy zakres danych, o jakich udostępnienie wnioskuje. Wskazuje przynajmniej kilka znanych mu danych poszukiwanej osoby, które pozwolą na jej właściwe zidentyfikowanie. Poza imieniem i nazwiskiem tej osoby należy podać również inne dane, którymi mogą być np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego. Do wniosku należy załączyć następujące dokumenty:
- dowód dokonania opłaty za udostępnienie danych,
- w przypadku, gdy wnioskodawca działa za pośrednictwem pełnomocnika - do każdego wniosku należy dołączyć dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej za jego złożenie,
- dokumenty potwierdzające interes prawny lub faktyczny w uzyskaniu danych.
Wniosek może zostać złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym). Dane są przekazywane,
w zależności od żądania wnioskodawcy, w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Należy pamiętać, że w każdym przypadku udostępnione dane nie mogą być wykorzystane w innym celu, niż wskazany we wniosku o ich udostępnienie.

3. Wydanie zaświadczenia z rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców.
Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej sięo zaświadczenie.
Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Zaświadczenie wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie.

Wszystkie formularze związane ze sprawami meldunkowymi znaleźć można na stronie BIP pod tym linkiem

Gniezno – Pierwsza Stolica Polski

Realizacja: IDcom-jst.pl

Zdjęcia: Jerzy Andrzejewski oraz Archiwum UM