Ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych. Ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, oraz w rejestrach mieszkańców, prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

Rejestr PESEL

Rejestr PESEL jest centralnym zbiorem danych, prowadzonym w systemie teleinformatycznym. Utrzymanie i rozwój rejestru PESEL, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji

Rejestr mieszkańców

Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), zwanego dalej "organem gminy". Utrzymanie i rozwój rejestru mieszkańców zapewnia organ gminy właściwy do jego prowadzenia.

1. Wykonywanie obowiązku meldunkowego.
Obywatel polski oraz cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany wykonywać obowiązek meldunkowy polegający na:
a) zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego
Pobytem stałym jest zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania.
b) zameldowaniu się w miejscu pobytu czasowego
Pobytem czasowym jest przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości, lecz pod innym adresem.
Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała.
c) wymeldowaniu się z miejsca pobytu stałego lub czasowego
Wymeldowanie powinno nastąpić w sytuacji, kiedy osoba opuszcza dotychczasowe miejsce zameldowania. Obowiązek ten dotyczy tak obywateli polskich jak i cudzoziemców. Osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego lub czasowego, jest obowiązana wymeldować się w organie gminy, właściwym ze względu na dotychczasowe miejsce jej pobytu, najpóźniej w dniu opuszczenia tego miejsca.
Czynność ta dokonywana jest automatycznie podczas zameldowania w nowym miejscu pobytu.
d) zgłoszeniu wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
Można zgłosić:
a) wyjazd z zamiarem stałego pobytu
Dotyczy osób, które wyjeżdżają z kraju z zamiarem stałego pobytu za granicą. Zgłoszenie takiego wyjazdu wywołuje automatyczny skutek w postaci wymeldowania z miejsca pobytu stałego i czasowego. Zgłoszenia wyjazdu dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu.
b) wyjazd bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy
Dotyczy osób, które wyjeżdżają z kraju bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Można mieć tylko jedno miejsce pobytu czasowego, w związku z czym zgłoszenie takiego wyjazdu wywołuje automatyczny skutek w postaci wymeldowania z miejsca pobytu czasowego jeżeli osoba posiadała zarejestrowane miejsce pobytu czasowego. Zgłoszenia wyjazdu dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu.
c) powrót z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy
Dotyczy osób, które zgłosiły wcześniej wyjazd poza granice Rzeczypospolitej Polskiej bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Zgłoszenia powrotu dokonuje się najpóźniej w 30 dniu, licząc od dnia powrotu.

2. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, oraz rejestru PESEL.
1) Dane z rejestrów mieszkańców udostępniają organy gmin prowadzące te rejestry.
2) Dane z rejestru PESEL udostępnia minister właściwy do spraw informatyzacji - za pomocą urządzeń teletransmisji danych, w tym w drodze weryfikacji, oraz jeżeli udostępnienie dotyczy danych jednostkowych dla podmiotów, o których mowa w art. 46 ust. 2 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności.
3) Dane z rejestru PESEL udostępnia organ dowolnej gminy, jeżeli udostępnienie dotyczy danych jednostkowych dla podmiotów, o których mowa w art. 46 ust. 1 i 2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności.
Dane z rejestru mieszkańców i oraz rejestru PESEL są udostępniane nieodpłatnie wskazanym w ustawie organom i instytucjom państwowym w celu realizowania przez nie ich zadań ustawowych.
Ponadto, dane z rejestru mieszkańców oraz z rejestru PESEL mogą być udostępniane odpłatnie:
a) osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą one interes prawny w uzyskaniu danych (w takim przypadku nie jest konieczne uzyskanie zgody osoby, której danej mają być udostępnione),
b) jednostkom organizacyjnym w celach badawczych, statystycznych lub badania opinii publicznej - jeżeli po wykorzystaniu danych zostaną one poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane te dotyczą,
c) innym osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których te dane dotyczą.
Opłata za udostępnienie jednostkowych danych wynosi 31 zł. Przez dane jednostkowe należy rozumieć udostępnienie danych dotyczących jednej osoby bądź też imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.
Dane z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. Składający wniosek określa w nim szczegółowy zakres danych, o jakich udostępnienie wnioskuje. Wskazuje przynajmniej kilka znanych mu danych poszukiwanej osoby, które pozwolą na jej właściwe zidentyfikowanie. Poza imieniem i nazwiskiem tej osoby należy podać również inne dane, którymi mogą być np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego.

3. Wydanie zaświadczenia z rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców.
Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie.
Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Zaświadczenie wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie.

Gniezno – Pierwsza Stolica Polski

Realizacja: IDcom.pl

Zdjęcia: Jerzy Andrzejewski oraz Archiwum UM